在日常办公中，经常需要通过邮件或即时通讯工具发送多个文件。比如，你刚做完一份项目报告，附带十几张图表和数据表，一个个传不仅麻烦，对方接收起来也费劲。这时候，把它们打包成一个压缩文件，就成了最省事的办法。
什么是文件压缩
压缩文件就是将一个或多个文件打包并缩小体积的过程。常见的压缩格式有 .zip 和 .rar，其中 .zip 更通用，Windows 和 macOS 基本都原生支持，不用额外安装软件就能打开。
Windows 系统下怎么压缩文件
如果你用的是 Windows 电脑，操作非常简单。找到你想压缩的文件或文件夹，右键点击，选择“发送到” → “压缩（zipped）文件夹”。系统会自动生成一个同名的 .zip 文件，你可以像改文件名一样给它重命名。
比如你要把“Q3销售数据”这个文件夹发给同事，右键压缩后，得到一个“Q3销售数据.zip”，拖进邮件附件栏，几秒钟就搞定了。
macOS 上的操作方法
Mac 用户也不用愁。选中文件或文件夹，右键（或按住 Control 单击），选择“压缩”，系统就会生成一个 .zip 文件。比如选中“会议记录”文件夹，就会得到“Archive.zip”，你可以把它改成更清楚的名字，比如“会议记录_202404.zip”。
使用第三方工具获得更高压缩率
如果文件特别大，比如视频素材或高清图片集，系统自带的压缩可能缩水有限。这时候可以试试 WinRAR、7-Zip 或 Bandizip 这类工具。它们支持更多格式，比如 .7z，压缩率更高。
以 7-Zip 为例，安装后右键文件，选择“7-Zip” → “添加到压缩包”，在弹出窗口里可以选择压缩格式、级别和是否加密。想让文件更小，就把压缩级别调成“极限”，虽然耗时间一点，但体积能少个 20% 到 30%。
加密压缩：保护敏感信息
要是传的是合同或薪资表这类敏感内容，建议加个密码。在 7-Zip 或 WinRAR 的压缩设置里，找到“设置密码”选项，输入密码并确认。对方收到后必须输入密码才能解压，避免信息外泄。
批量压缩的小技巧
有时候要处理一堆独立文件，比如每月的报销单，每张发票一个 PDF。一个个压缩太慢，可以直接全选，右键一起压缩。系统会把它们全部打包进同一个 .zip 文件，方便归档或上传。
命令行也能压缩文件
如果你习惯用命令行，Windows 的 PowerShell 或 Mac 的 Terminal 同样支持压缩。比如在 macOS 下，进入目标目录后输入：
zip -r archive_name.zip folder_to_compress/就能把指定文件夹压缩成 archive_name.zip。Windows 的 PowerShell 虽然不直接支持 zip 命令，但可以用 .NET 类库实现：
Add-Type -AssemblyName System.IO.Compression.FileSystem
[System.IO.Compression.ZipFile]::CreateFromDirectory("原文件夹路径", "目标zip路径")手机上也能压缩文件
现在很多人用手机办公。安卓和 iOS 都有支持压缩的应用。比如“文件管理”类 App，长按多个文件，选择“压缩”或“打包为 ZIP”，就能生成压缩包，直接微信或钉钉发出去。
有些办公套件如 WPS Office，还能在手机端直接打开和创建 .zip 文件，适合临时处理紧急任务。