平时办公、交材料、存档，经常要把纸质文件变成电子版。最实用的方式就是把文件扫描成PDF，方便传、好保存，还能发微信邮箱不丢格式。其实这事儿没那么复杂，手机、打印机、专业软件都能搞定。
用手机拍不如用扫描App
很多人第一反应是拿手机拍照，但直接拍出来的图歪歪斜斜，光线不均，打印出来还是像随手拍的。其实现在主流的扫描App已经很智能了，比如苹果自带的“文件”App，打开后点“扫描文稿”，自动识别纸张边缘，还能去阴影、调成黑白文档模式。
安卓用户可以用“WPS Office”或者“Microsoft Lens”（以前叫Office Lens），扫完直接生成PDF，还能OCR文字识别，以后搜关键词就能找到内容。上次我去办签证，一堆护照复印件，全靠手机扫完合成一个PDF发给中介，省得跑打印店。
打印机带扫描功能？一键搞定
家里或公司有复合机（打印/复印/扫描一体）的话，根本不用开电脑。把文件放上去，选择“扫描到电子邮件”或“扫描到U盘”，机器会自动把文件转成PDF发送到指定邮箱或存进U盘。
常见品牌如兄弟（Brother）、惠普（HP）、佳能（Canon）都支持这个功能。设置一次之后，下次按个按钮就行。我同事每周都要交报销单，她现在都是直接扫到自己邮箱，命名成“报销_20240405.pdf”，月底整理特别省事。
批量扫描用电脑软件更高效
如果要处理十几页的合同或报告，推荐用电脑端工具。Windows 自带“画图”也能扫，但功能太基础。更顺手的是 WPS 或 Adobe Acrobat。
在 Acrobat 里点“创建PDF”→“扫描”，可以选择分辨率、彩色/灰度、双面扫描等选项。扫完还能直接加水印、加密、拆分页面。之前帮朋友整理房产资料，几十页文件扫完不到十分钟，顺手加了个“仅供办理贷款使用”的半透明水印，安全又专业。
小技巧：让PDF更轻便
扫描出来的PDF动不动就几MB甚至几十MB，发邮件总被退。可以试试压缩一下。WPS 和 Acrobat 都有“减小文件大小”选项，选“标准（150dpi）”基本不影响阅读，体积能砍掉一大半。
或者用在线工具如 ilovepdf.com、smallpdf.com，上传→压缩→下载，全程几分钟。注意敏感文件别用网页工具，以防泄露。
命名规范一点，以后找得着
别起名“新建 PDF 文档.pdf”或者“扫描 001.pdf”。建议加上主题和日期，比如“租房合同_202404_张三李四.pdf”。这样半年后翻资料，一搜“租房”就跳出来，不用一页页点开看。
要是单位有归档习惯，还可以统一加前缀，比如“【财务】发票扫描_20240405.pdf”，团队协作时特别管用。